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Informationen zur E-Rechnungspflicht

Informationen zur E-Rechnungspflicht – Was darf wie lange noch gemacht werden?

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Papiererlaubterlaubt *1nicht erlaubtnicht erlaubt
E-Rechnung (EN-16931)erlaubterlaubterlaubterlaubt
andere Formateerlaubt *2erlaubt *3erlaubt *4nicht erlaubt
Empfangnotwendig *5notwendig *5notwendig *5notwendig *5

*1 Nur Unternehmen unter 800.000€ Vorjahresumsatz
*2 Nur bei Zustimmung des Empfängers
*3 Nur bei Zustimmung des Empfängers; EDI notwending bei über 800.000€ Vorjahresumsatz
*4 Nur bei Zustimmung des Empfängers und unter Verwendung von EDI
*5 Der Emailempfang und die Revisionssicherheit muss ab 1.1.2025 gewährleistet sein.

Formate

Ohne hier auf technische Details einzugehen gibt es aktuell zwei verschiedene Formate:

  • X-Rechnung ist eine Datei im XML-Format die quasi nur maschinenlesbar ist. Diese kann mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen wie EcoDMS lesbar gemacht und rechtssicher archiviert werden.
  • ZUGFeRD ist ein sogenanntes hybrides Format. Es besteht aus einer wie gewohnt lesbaren PDF-Datei – an die aber dann eine nur maschinenlesbare XML-Datei angehängt wird.

Revisionssichere Archivierung

Wie schon bei der guten alten Papierrechnung müssen E-Rechnungen natürlich auch 10 Jahre aufbewahrt werden und zwar im Original. Das bedeutet das der Ausdruck auf Papier hier nicht den Anforderungen entspricht und ggfs. durch einen Steuerprüfer nicht anerkannt werden können.
Aber Emails können auch nachträglich bearbeitet werden – wie also sicherstellen das nichts verändert werden kann?
Das geht entweder mit einem reinen Emailarchivierungsprogramm wie Mailstore – oder einem Dokumentenmanagementsystem wie EcoDMS. Ein Dokumentenmanagementsystem hat hier jedoch mehr Vorteile.

Kostenloses Anzeigeprogramm „Quba“

QUBA ist ein kostenloses Anzeigeprogramm zum Anzeigen von E-Rechnungen.
Damit lassen sich E-Rechnungen im X-Rechnungsformat öffnen und anzeigen, Sie kommen damit aber nicht ihrer Aufbewahrungspflicht nach wenn diese nur ausgedruckt werden.
Clicken Sie hier um das Tool herunterzuladen.